Principios Básicos para la Implementación de un Sistemas de costos

INTRODUCCION Y CONCEPTOS GENERALES

Definimos Costo, como el valor de los recursos materiales, humanos y financieros consumidos o empleados en la elaboración de un producto o en la prestación de un servicio, que constituye un medidor de eficiencia económica productiva, por lo que su comportamiento facilita evaluar los resultados. 

Elementos del costo de un producto.

Materiales

Definimos materiales como los principales bienes que se usan en la producción y que se transforman en artículos terminados. Estos materiales se pueden dividir en materiales directos e indirectos.

Los materiales directos son todos aquellos elementos físicos que sean imprescindibles consumir durante el proceso de elaboración de un producto o servicio, y representan el principal costo de la materia prima en el proceso de manufactura y a los materiales indirectos como todos los que no están asociados directamente con el producto o servicio terminado.

Mano de Obra

La mano de obra se define como el esfuerzo físico o mental gastado en la fabricación de un producto o servicio. Su costo se puede dividir en mano de obra directa y mano de obra indirecta.

Mano de obra directa: Se la define como la mano de obra que está directamente involucrada en la producción de un artículo terminado, la cual puede ser fácilmente rastreada en el producto y representa un costo de obra importante en su producción y a la mano de obra indirecta como la  MO que no se vincula directamente en el proceso productivo y no es fácilmente rastreada en el producto.

Otros Costos de Manufactura

Los otros costos de manufactura son todos los costos de producción, excepto los materiales y la mano de obra. Son aquellos en que incurre un centro para el logro de sus fines, salvo casos de excepción, son de asignación indirecta, y por lo tanto precisa de bases de distribución. Aquí aparece el término Costo Indirecto de Fabricación.

Por su incorporación al producto.

• Directos: Son aquellos que son identificables con unidades específicas de producción o servicio dado.
• Indirectos: Son aquellos que no son identificables con el producto o servicio y que se relacionan con él de forma indirecta.

Según los lineamientos generales del costo podemos establecer como sus elementos constitutivos básicos a los siguientes componentes:

• Materias primas y materiales: Incluye las materias primas, materiales básicos y auxiliares.
• Combustibles: Se incluyen todos los gastos originados en el consumo de los diferentes combustibles adquiridos con fines tecnológicos para producir energía, bien estén asociados al proceso productivo, administrativo, de distribución y venta o ajenos a las actividades fundamentales.
• Energía: Está constituido por todas las formas de energía adquiridas por la entidad, destinadas a cubrir las necesidades tecnológicas y las restantes demandas eléctricas.
• Salarios: Comprende todas las remuneraciones realizadas a los trabajadores, incluyendo el acumulado de las vacaciones, las primas, pagos por condiciones anormales y cualquier remuneración al trabajo que se realice a partir del fondo de salarios.
• Otros gastos de fuerza de trabajo: Incluye los gastos originados por la aplicación de las tasas aprobadas por la legislación financiera vigente que se aporta como contribución al estado y como impuesto por la utilización de la fuerza de trabajo. Comprende además los pagos por concepto de seguridad social a corto plazo que se realiza al personal de la entidad en los límites establecidos por la ley.
• Depreciación y amortización: Incluye los gastos de utilización de los activos fijos tangibles sobre la base de la aplicación de las tasas establecidas al efecto a sus valores iniciales (en el caso de la depreciación); y comprende también los gastos por la utilización de los activos fijos tangibles y la distribución alícuota de los valores pagados por ellos.
• Otros gastos monetarios: Incluye entre otros los gastos asociados a la entidad que no se identifiquen con los elementos antes descritos, entre los cuales pueden citarse los gastos de personal en comisión de servicios, los impuestos, pagos de servicios productivo y no productivos comprados, etc.

Costos Indirectos de Fabricación: Son los costos que se usan para acumular los materiales indirectos, la mano de obra indirecta y todos los otros costos indirectos de manufactura que no se pueden identificar directamente con los productos específicos, ejemplo de costos indirectos de fabricación además de los materiales indirectos y la mano de obra indirecta se encuentran: arrendamiento de almacenes, oficinas, autos, energía, depreciación de los equipos de fábrica, y otros.

Por tanto a modo de resumen concepctual, se puede definir el costo de un producto y/o servicio como la suma de los materiales directos, la mano de obra directa y los costos indirectos de fabricación.

Sistemas de Costos

Los sistemas de costos son un conjunto de métodos, normas y procedimientos, que rigen la planificación, determinación y análisis del costo, así como el proceso de registro de los gastos de una o varias actividades productivas en una empresa, de forma interrelacionada con los subsistemas que garantizan el control de la producción y/o servicios y de los recursos materiales, laborables y financieros.

Dentro de los objetivos de un sistema de costos se encuentran:

• Fijar pautas a las que se someten los procedimientos de asignación de costos.
• Determinar los criterios a aplicar en la distribución y prorrateo de los gastos.
• Establecer la oportunidad o fecha en que deben ser calculados los costos, las modalidades de cálculo, las bases que se pueden utilizar, como tienen que ser tratados ciertos costos, forma de determinar los costos totales y unitarios, así como la metodología para la presupuestación de costos y determinación de estándares.

Con el fin de calcular el costo de las unidades producidas o el servicio prestado, es necesario definir un sistema para aplicarlos  a la actividad. En general se pueden aplicar dos sistemas de Contabilidad de Costo según la concentración de los mismos:

• Sistema de Costo por Proceso.
• Sistema de Costo por Órdenes de Trabajo.

Sistema de Costo por Proceso:

Se aplica en las empresas o en las industrias de elaboración continua o en masa, donde se producen unidades iguales sometidas a los mismos procesos de producción. El mismo constituye un costo promedio, donde a cada unidad física de producción se le asigna una parte alícuota del todo que representa el costo de producción. Se utiliza cuando los productos se hacen mediante técnicas de producción en gran volumen (procesamiento continuo). El costeo por procesos es adecuado cuando se producen artículos homogéneos en gran volumen así como en las refinerías de petróleo, en una fábrica de azúcar o en una fabrica de acero.

Bajo un sistema de costo por proceso, los tres elementos básicos del costo de un producto (materiales directo, mano de obra directa y costos indirectos de fabricación) se acumulan de acuerdo con los departamentos o centros de costos.

Sistema de Costo por Órdenes de Trabajo:

Es el conjunto de principios y procedimientos para el registro de los gastos identificados con órdenes de producción especificas, lo que permite hallar un costo unitario para cada orden y determinar los diferentes niveles del costo en relación con la producción total, en las empresas donde la producción se hace por pedidos.

Un sistema de acumulación de Costos por Órdenes de Trabajo es más adecuado donde un solo producto o un grupo de productos se hacen de acuerdo con las especificaciones de los clientes, es decir, que cada trabajo es hecho a la medida.  El objetivo principal del Sistema de Costo por Órdenes es responder a las mismas según la solicitud de los clientes sobre la base de las especificaciones previamente establecidas.

En este sistema la incorporación de los gastos a la orden se realiza teniendo en cuenta la Hoja de Costo, documento principal en el sistema y que se emitirá una por cada orden de trabajo que se ha enviado a los talleres productivos. Esta hoja de costos comienza desde que se ejecuta el trabajo, y constituye el libro auxiliar de la cuenta Producción en Proceso y es diligenciada detalladamente y archivada al terminar las órdenes de trabajo.

PREMISAS PARA LA IMPLANTACION DE UN SISTEMA DE COSTOS

Para que las empresas logren implantar un Sistema de Costos, deben crear determinadas condiciones  mínimas, para que los resultados sean sólidos y permanentes, dado que la contabilidad de costos tiene como finalidad el costo por producto,  mediante un control adecuado de los elementos del costo y esto se logra además de una contabilidad analítica con la creación de una base organizativa que garantice su implantación, como sería:

• Asignar la tarea para la adecuación e implantación del Sistema de Costos a una persona que sirva como instrumento de dirección.
• Asignar la tarea al personal que se dedicará al control, registro y análisis de los gastos con los planificados, costos estimados etc. para determinar su eficiencia y aplicar sus resultados oportunos  y adecuadamente.
• Instrumentar períodos de análisis que hagan obligatorio su realización para la evaluación de la gestión económica administrativa a varios niveles.
• Estimular los resultados, los cumplimientos en la etapa de implantación y su posterior seguimiento de explotación y utilidad.

Deben registrarse los gastos uniformemente y en el momento en que ocurren para que sean confiables y efectivos cuando se comparen con los costos normados.

Para la eficaz implantación de este sistema hay que empezar por la base, en la unidad de producción para consolidar un buen flujo informativo, para que sean confiables y exactos los datos que se controlan, para el registro y posterior análisis de los resultados reales y estimados.

En resumen, se considera necesario tener en cuenta los aspectos que se detallan a continuación para una adecuada implantación de un Sistema de Costos.

• Determinar las áreas de responsabilidad.
• Determinar el personal directo e indirecto a la producción.
• Reporte de labor diaria.
• Control del consumo de materiales por órdenes de trabajo.
• Devoluciones de materiales al almacén.
• Reporte de producción terminada.
• Implantación de la orden de trabajo.
• Traspaso de las órdenes de trabajo entre áreas.
• Control de los desperdicios para la venta.

Estos aspectos se pueden agrupar en tres grandes grupos:

Aspectos  organizativos: Desarrollar un plan de organización de las distintas áreas para la elaboración e implantación de las bases normativas de consumo para los recursos que así lo requieran.

Aspectos metodológicos: Establecimiento de un adecuado sistema de control de inventario para el registro y análisis de los costos materiales, establecimiento de un método de control de los gastos indirectos y del tiempo real trabajado, elaboración de las normas metodológicas y específicas para la planificación y control de los trabajos de mantenimiento.

Aspectos relacionados con la operación del sistema: Organización del flujo de información a suministrar al área de contabilidad. Elaboración de los presupuestos de gastos. Determinación de los informes de gastos reales comparados con los presupuestos aprobados y el análisis de las variaciones.

PLAN DE CUENTAS

Concepto:

Es un listado que contiene todas las cuentas que son necesarias para registrar los hechos contabilizables. Es decir, es el ordenamiento sistemático de la totalidad de las cuentas que integran el sistema contable;          como es un elemento de trabajo esencial, debe ser confeccionado inmediatamente después de haber determinado la estructura del sistema contable y el medio de procesamiento de la información. Es un medio auxiliar del sistema de información contable del ente que indica las cuentas que serán utilizadas en el proceso de registración de las variaciones patrimoniales que producen los hechos económicos del ente y en la exposición, a los fines de mostrar la composición y magnitud del patrimonio del ente.

El plan de cuentas sirve:

1 Como estructura básica en la organización y diseño del sistema contable.

2 Como medio para obtener información.

3 Para utilizar la misma cuenta frente a hechos similares.

4 Facilita la confección de los estados contables.

Los requisitos que debe reunir todo plan de cuentas son:

 Integridad: debe ser completo contener todas las cuentas necesarias de acuerdo a las necesidades de información de la empresa. Es decir, que contenga todas las cuentas necesarias para reflejar todos los posibles hechos económicos a producirse, ya sean éstos de naturaleza patrimonial (de Activo, Pasivo y sus regularizadoras de valuación y de Patrimonio Neto), de Resultados (Positivos  y  Negativos), de Orden (Activas y Pasivas)

 Flexibilidad: básicamente, debe contemplar la posible incorporación de cuentas en todo momento, en función de las necesidades que se sucedan desde su confección (inicio de la vida del ente). Es importante, que periódicamente se revise la vigencia de las cuentas, procediendo a la cancelación de aquellas que hayan dejado de ser utilizables en la registración.

 Sistematicidad: las cuentas deben ordenarse de acuerdo a un criterio que les de una estructura organizada.

 Homogeneidad: debe contener todas las cuentas necesarias de acuerdo a las necesidades de información de la empresa, siguiendo el criterio básico que les de una estructura organizada.

Claridad: su terminología debe ser comprensible para cualquier persona interesada en el funcionamiento del sistema de información contable del ente. 

Pasos a seguir en la confección

El primer paso consiste en determinar el primer grado o nivel de análisis, que siguiendo la clasificación de cuentas según su naturaleza, implica asignar un número a las cuentas recompuestas  (elementos) o de menor grado de análisis:

1 ACTIVO
2 PASIVO
3 PATRIM. NETO

4 RESULTADOS

5 CTAS. DE ORDEN

El segundo paso consiste en determinar el segundo grado o nivel de análisis, asignando el segundo dígito a las llamadas cuentas compuestas, en función a un criterio legal:

1 ACTIVO
1.1 ACTIVO CORRIENTE

1.2 ACTIVO NO CORRIENTE

2 PASIVO

2.1 PASIVO CORRIENTE

2.2 PASIVO NO CORRIENTE

El tercer paso consiste en determinar el tercer grado o nivel de análisis, asignando el tercer dígito a las cuentas colectivas ó sintéticas, que son aquellas representativas de los rubros:

1 ACTIVO

1.1 ACTIVO CORRIENTE

1.1.1 CAJA Y BANCOS

1.1.2 INVERSIONES CORRIENTES

1.1.3 CREDITOS

El cuarto paso consiste en determinar el cuarto grado o nivel de análisis, asignando el cuarto dígito a las cuentas simples ó analíticas de primer grado de análisis, que son aquellas integrantes de cada rubro, las cuales podrían ser utilizadas para registrar anotaciones en el libro diario general. A partir de este grado de análisis se formaliza la apertura analítica que se desee en función de los requerimientos de información de cada ente en particular:

             

1 ACTIVO
1.1 ACTIVO CORRIENTE

1.1.1 CAJA Y BANCOS
1.1.1.1 CAJA

1.1.1.2 BANCOS EN MONEDA NACIONAL

1.1.1.3 BANCOS EN MONEDA EXTRANJERA

Los pasos siguientes determinarán el quinto o más grado o nivel de análisis, asignando el quinto o más dígitos a las cuentas simples ó analíticas de segundo o más grado de análisis. En nuestro modelo de plan de cuentas, existen cuentas analíticas de distintos grados de análisis que cumplen con la función de anotar o registrar los cambios que se sucedan en los elementos del patrimonio del ente. A los efectos de contemplar una mayor flexibilidad en la confección del plan de cuentas, se ha optado por anteponer un cero al último grado de análisis considerado:

1 ACTIVO
1.1 ACTIVO CORRIENTE
1.1.1 CAJA Y BANCOS

1.1.1.1 CAJA

1.1.1.1.01 CAJA….EN MONEDA NACIONAL
1.1.1.1.02 CAJA….EN MONEDA NACIONAL
1.1.1.1.03 FONDO FIJO

CENTRO DE COSTOS

Un centro de costos es la cuenta contable más pequeña en el sistema de acumulación de costos generales (llámese por procesos, ordenes de trabajo o estándar) y su estructura depende de las necesidades de información que posea la administración de la empresa o proyecto.  Del párrafo anterior podemos deducir que no todas las empresas poseen centros de costo, ya que no siempre se desea tener información tan detallada.; el centro de costos funciona como una unidad de medida de la información. Las empresas lo ocupan para conocer como se esta gestando el costo de producción en las fases más pequeñas de los trabajos. Por lo general los centros de costo solo son empleados en empresas del sector industrial y que poseen un tamaño considerable, de tal forma que se desee controlar las fases más detalladas de los procesos, porque son procesos costosos y es imperativo revisar cada lugar buscando ineficiencias.

En síntesis, un centro de costos sirven a la administración para tener un mejor control del presupuesto, al poder medir a cada departamento o línea de negocio, poder obtener un estado de resultados por centro de negocios y medir en forma aislada cada unidad de negocio.

Ver http://mundocostos.blogspot.com.ar/2015/06/el-costeo-basado-en-actividades.html

Cr. Claudio Milanetti

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